Audyty zewnętrze i wewnętrzne. Co je różni?

Chociaż funkcje audytu wewnętrznego i zewnętrznego uzupełniają się, a ich przeprowadzanie wymaga ścisłej współpracy między audytorami wewnętrznymi a zewnętrznymi, obszary działania obu audytów są różne. I choć oba audyty łączy wspólny cel, jakim jest przyczynianie się do skutecznego funkcjonowania firmy, dziś skupiamy się na różnicach. Jakie to różnice…?

Audyt – a w ogóle co to takiego?

„Audyt” to słowo pochodzące z języka łacińskiego (od słowa „auditor” – tj. słuchacz). Dawniej rolą słuchacza było zapobieganie błędom w rachunkach. W starożytności audytor „przesłuchiwał“ je, czyli porównywał treści dokumentów i badał ich zgodności, by unikać strat. Jednak od XIX wieku funkcje audytorów zostały poszerzone o ocenę prawidłowości nie tylko finansowych, ale także specjalistycznych  – w przypadku chociażby fabryk produkcyjnych. Audyty zewnętrzne przeprowadzane są już nie tylko na rzecz badania dokumentacji finansowej, ale audytorzy jako eksperci konkretnej dziedziny, na przykład, metalurgicznej, mogą wskazywać luki w funkcjonowaniu zakładów spawalniczych. Wszystko, by podnieść jakość i zmaksymalizować produkcję, a więc nastawić właściciela firmy na większy zysk.

Audyty zewnętrze a wewnętrzne – podstawowe założenie

Audytorzy wewnętrzni zajmują się całościowym i, przede wszystkim, ciągłym kontrolowaniem dokumentacji i możliwości zakładu, w którym są zatrudnieni. Natomiast audytorzy zewnętrzni – wszelkie analizy przeprowadzają jako podmiot niezależny, który nie jest związany z audytowaną jednostką. Audyty zewnętrzne to usługi zamawiane z zewnątrz, i choć często przeprowadzane są etapowo, zwykle mają formę pojedynczego zlecenia. O ile funkcja audytu wewnętrznego ma charakter prewencyjny i ciągły (audytorzy wewnętrzni skupiają się na tym, by działania firmy utrzymywać na właściwym poziomie przez cały czas), o tyle audytorzy zewnętrzni zatrudniani są po to, by wskazywać nowe możliwości rozwoju i, jednocześnie, co jakiś czas sprawdzać stan prawidłowości wykazywany przez audytorów wewnętrznych.

Nie taki straszny audyt zewnętrzny

Pracownicy, audytorzy wewnętrzni oraz właściciele zakładów często obawiają się inwestycji w audyt zewnętrzny. Audytorzy zewnętrzni to pracownicy „obcy” – „z zewnątrz” – którzy odbierani są często jako ci, „którzy patrzą na ręce”. I choć jest w tym wiele prawdy, audyty zewnętrzne nie mają charakteru represyjnego, a w końcowych wnioskach, przy odnalezionych błędach i zalecanych poprawkach, nie wskazuje się winnych. Audyty zewnętrze polegają na dostarczeniu kierownictwu spostrzeżeń i sugestii obejmujących wszystkie procesy zarządzania, czego celem jest wzmocnienie pozycji firmy na rynku.

I to się opłaca!