Planujesz otworzyć biuro? O tym nie możesz zapomnieć!

Jest kilka rzeczy, o których należy pamiętać, zakładając własną działalność gospodarczą. Szczególnie jeśli firma ma być miejscem zatrudnienia innych pracowników, Twoje działania powinny być również... dla nich. Jak stworzyć przyjazne miejsce pracy? Podpowiadamy!

Narzędzia ułatwiające zarządzanie

Dawniej, aby prowadzić firmę i zarządzać zespołem pracowników, wystarczyło, że w biurze znalazło się kilka komputerów z kalkulatorem i pakietem Office. Dziś zarządzanie zespołem projektowym jest zdecydowanie bardziej skomplikowane, ale przynosi lepsze efekty. To dlatego warto poznać narzędzia ułatwiające zarządzanie personelem, szczególnie gdy jest to personel wielobranżowy i składa się na osoby specjalizujące się w różnych dziedzinach (np. SEO, Copywriting, menager PR, marketing/reklama, pozyskiwanie klientów i tym podobne).

Są to aplikacje: komunikacyjne (np. Skype), plannery (np. Google Calender), aplikacje w stylu "to-do list" (np. Trello, Todoist), aplikacja poczty (Gmail, Outlook), narzędzia pozwalające tworzyć profesjonalne pliki graficzne (np. Canva), portale proponujące zdjęcia stockowe (np. Unsplash, Pexels). Przydadzą się także portale typu Wiki czy Freshdesk/Helpdesk, które pozwolą stworzyć pracownicze FAQ z poradnikami do zagadnień pracowniczych i materiałami warsztatowymi (np. Jak rozliczać kryptowaluty? Jak wprowadzać dane do bazy klientów CRM? Jak korzystać z tzw. dynamicznego pakietowania? Jak rozliczać vouchery? Jakie są procedury reklamacyjne? I tym podobne).

Nie zapominaj również o kontakcie z interesantami lub potencjalnym klientem! Warto zadbać o wizytówkę firmy – w XXI wieku taką wizytówką jest nic innego jak strona internetowa. Nie potrafisz projektować stron? Nic straconego! Możesz skorzystać z prostych i estetycznych "gotowców", jakimi są blogi projektowane na WordPressie lub zlecić stworzenie strony profesjonaliście. Tworzenie stron WWW wymaga co najmniej znajomości HTML i CSS, dlatego jeśli nie chcesz zaznajamiać się bliżej z tymi terminami, możesz zamówić gotową stronę skrojoną pod Twoje potrzeby! Estetyczna i przejrzysta strona przyciągnie nie tylko potencjalnych klientów, ale również zachęci do aplikowania pracowników.

Biuro przyjazne pracownikom

Komfort dla pracowników to zysk dla firmy, dlatego ważne jest, by każdy czuł się w nim jednocześnie i swobodnie, i produktywnie. Choć wystrój często bywa kwestią gustu, wykorzystanie naturalnych materiałów i kolorów bliskich naturze to reguła uniwersalna. Dobrze, by przy odpowiednio szerokim biurku stał wygodny fotel, a na biurku – dobry jakościowo monitor o odpowiednich parametrach (np. monitor Eizo CG2420), który nada się do prac typowo biurowych, jak i graficznych (wskazany model posiada w zestawie chociażby kaptur chroniący przed niechcianymi odbiciami i spadkiem kontrastu).

Coraz częściej stosowanym rozwiązaniem w przypadku aranżacji biura jest dzielenie go na osobne strefy: część ze standardowymi biurkami dla pracowników indywidualnych, szerokie biurka łączone dla zadań zespołowych i konsultacji (przydająca się na sporządzanie biznesplanów czy organizację szkolenia), strefa rekreacji z kanapą oraz strefa kuchenna. To właśnie w tych dwóch ostatnich strefach ma miejsce największa integracja zespołu i, często, najowocniejsze burze mózgów.

Przy organizacji stref polecamy również cudowne "narzędzie" biurowe, jakim są specjalne dźwiękoszczelne elementy, które tłumią niechciane dźwięki i pozwalają pracownikom na skupienie w wypadku, gdy więcej osób pracuje w danym pokoju.