Wirtualne biuro – kiedy się przyda?

Wirtualne biura rosną jak grzyby po deszczu i coraz więcej firm decyduje się na używanie ich zamiast tradycyjnych „stacjonarnych” biur. Czy takie rozwiązanie jest odpowiednie dla wszystkich i czy faktycznie przynosi oszczędności? Na czym tak właściwie polega? Podpowiadamy, czy warto zainwestować w wirtualne biuro!

Wirtualne nie znaczy nieistniejące

Czym tak właściwie jest wirtualne biuro? W końcu wirtualne kojarzy się z czymś, co istnieje tylko wirtualnie, może nawet wyłącznie w sieci. Dlatego warto wiedzieć, że wirtualne biuro istnieje rzeczywiście, fizycznie i na miejscu. Co więcej, wirtualne biuro to miejsce, które często oferuje prestiżowy adres w centrum większego miasta. Ważne, w jakim miejscu jest zlokalizowane wirtualne biuro. Katowice i Wrocław na przykład mają takie biura zlokalizowane w prestiżowych wieżowcach. Bardziej niż „wirtualne biuro” pasuje tu określenie „biuro na godziny”, ponieważ z takiego wirtualnego biura można korzystać w ramach wykupionego pakietu przez wybraną liczbę godzin w miesiącu.

Co oferuje wirtualne biuro?

Oferta wirtualnych biur jest szeroka – takie usługi to nie tylko biura, w których można pracować jak w biurach regularnych, z tą różnicą, że na godziny, ale oferują jednocześnie takie udogodnienia jak adres, pod którym może znajdować się Twoje biuro. Faktyczny adres, w dodatku widziany przez klientów w centrum miasta, jest istotny dla wiarygodności Twojej firmy! Ponadto wirtualne biura oferują również wirtualne sekretariaty, które załatwią wszelkie istotne dla Twojego biura sprawy, odbiorą pocztę, a nawet przekierują je na odpowiednie adresy, powiadamiając Cię mailowo o otrzymanych przesyłkach. Co więcej, wirtualne biura oferują w pełni wyposażone przestrzenie biurowe, ale również sale konferencyjne. Spotkania to już nie problem.

Dla kogo wirtualne biuro?

Wirtualne biuro idealnie sprawdzi się dla wszystkich przedsiębiorców, których pracownicy mogą pracować zdalnie, ale od czasu do czasu planują wspólne meetingi dla zespołów lub szkolenia, które nie mogą odbyć się przez Internet. Sprawdzą się również w przypadku wszelkich istotnych spotkań, takich jak rozmowy biznesowe, rozmowy o pracę. Są niemalże niezbędne do prac zespołowych. Dlatego gdy praca będzie wymagała współpracy całego zespołu, ale nie dzieje się to codziennie, z pomocą przyjdzie wirtualne biuro. Z pewnością nie jest to dobre miejsce dla takich firm jak call center, które muszą pracować praktycznie codziennie i zawsze w określonych godzinach, ale dobrze sprawdzi się dla małych działalności.

Wirtualne biuro – oszczędności

Szczególnie mniejsze firmy, które mogą pracować w większości zdalnie, mogą sporo oszczędzić na wynajmie wirtualnego biura. Koszt takiego biura może zamknąć się na przykład w 4000 zł za cały rok, podczas gdy za regularny wynajem w kontekście całego roku byłyby to zdecydowanie większe kwoty. Wirtualne biuro daje również wiele możliwości, takich jak sekretariat, dzięki któremu o wiele kwestii nie musimy troszczyć się sami lub w ogóle być obecni na terenie biura. W zależności od naszych potrzeb można wykupić odpowiednie pakiety, które będą zawierały odpowiednią liczbę godzin do wykorzystania w biurze lub salach konferencyjnych.